Cotral pone una grande attenzione alla tutela dei dati personali e alla sicurezza delle informazioni.
Nellâesercizio dei propri compiti istituzionali, si impegna costantemente a mettere in atto misure specifiche per la protezione dei dati che si riferiscono agli utenti dei servizi, ai nostri dipendenti e collaboratori, inclusi gli eventuali candidati allâassunzione, e in generale a tutte le persone fisiche che si relazionano con Cotral, come ad esempio il personale delle Organizzazioni Fornitori di servizi, oppure delle Organizzazioni Clienti che possono acquistare spazi pubblicitari o servizi da Cotral.
Ovviamente lâesigenza di riservatezza viene bilanciata dalle esigenze di tutela della sicurezza del trasporto pubblico e del patrimonio, nonchĂŠ dalle normative in materia di trasparenza e anticorruzione.
In questa sezione presentiamo dunque le informazioni per gli interessati.
Ai sensi del Regolamento europeo (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, noncheĚ alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito anche "Regolamento", o "GDPR") intende spiegare agli interessati le necessarie informazioni sull'utilizzo dei dati raccolti.
Il Titolare del trattamento dei dati
eĚ Cotral con sede in Via Bernardino Alimena, 105, 00173 Roma.
Il Responsabile della protezione dati
(RPD, o DPO) eĚ contattabile all'indirizzo dpo@pec.cotralspa.it.
Chiediamo di compilare le informazioni anagrafiche strettamente necessarie allâidentificazione dellâutente, e dati di contatto per gestire le richieste, le comunicazioni di servizio e attivitaĚ accessorie con il consenso dellâinteressato; per lâemissione di Titoli di viaggio, sono inoltre necessarie fotografie e documenti di identitaĚ.
In determinate circostanze, (ad esempio per le agevolazioni o gratuitaĚ o per servizi riservati a disabili o minori) possono essere trattate âcategorie particolari di dati personaliâ.
Il conferimento dei dati eĚ facoltativo; ovviamente, lâeventuale rifiuto o lâeventuale comunicazione errata o insufficiente dei dati idonei a compilare la richiesta potraĚ comportare lâimpossibilitaĚ totale o parziale di dare esecuzione alle operazioni.
Informativa per chi ci contatta
I dati personali degli utenti vengono trattati principalmente per gestire il servizio pubblico di trasporto, in virtuĚ di basi giuridiche quali:
- lâesecuzione del contratto o di misure precontrattuali su richiesta dellâinteressato;
- obblighi di legge;
- lâesecuzione di un compito di interesse pubblico o necessitaĚ connessa allâesercizio di pubblici poteri di cui eĚ investito il titolare del trattamento.
Ă possibile visualizzare nellâinformativa completa tutte le specifiche finalitaĚ dei trattamenti.
Inoltre, con il consenso degli interessati Cotral può contattare gli utenti, direttamente o per il tramite di terzi, per rilevare il grado di soddisfazione della clientela sulla qualitĂ dei servizi resi e sull'attivitĂ svolta, per profilare i dati di utilizzo dei servizi per soluzioni di infomobilitĂ personalizzata e/o servizi on demand, o per lâinvio di comunicazioni promozionali.
Oltre a condividere i dati personali con le Forze dellâordine e le AutoritĂ pubbliche quando necessario o obbligatorio, è bene sapere che alcuni dati personali, nellâambito dellâesercizio del trasporto pubblico regionale, ovvero nel Sistema di bigliettazione elettronica integrato Metrebus, vengono registrati nei Sistemi Informativi Regionali centrali a cui possono avere accesso la Regione Lazio e ad altre societĂ di trasporto quali ATAC S.p.A., Trenitalia S.p.A., Gruppo Ferrovie dello Stato, o societĂ di servizi della Regione Lazio che operano nella gestione dei sistemi informativi regionali.
I dati personali non sono soggetti a diffusione nĂŠ sottoposti a un processo decisionale automatizzato, e specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Cotral conserva i suoi dati per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonchĂŠ in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalitĂ di controllo individuate.
Cotral è a disposizione per recepire le eventuali richieste per lâesercizio dei diritti degli Interessati, che vanno trasmesse allâindirizzo di posta elettronica privacy@cotralspa.it oppure al Responsabile della protezione dati.
Informativa sulla navigazione del sito web
La presente policy descrive le modalitĂ di gestione del portale Cotral (di seguito anche solo il âPortaleâo âsito webâ) in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti, identificati o identificabili, che lo consultano e interagiscono con esso e con i servizi web regionali accessibili per via telematica.
Le informazioni sono rese ai sensi dellâart.13 del Regolamento generale sulla protezione dati (Regolamento UE 679/2016) e sono relative esclusivamente alla navigazione allâinterno del presente portale (e allâutilizzo della App di proprietĂ di Cotral) identificato dal dominio www.cotralspa.it e non per altri siti web esterni, eventualmente consultabili dallâutente tramite link presenti sulle pagine del sito stesso.
FinalitĂ del trattamento I trattamenti dei dati personali effettuati allâinterno del presente portale sono finalizzati allâerogazione di specifici servizi afferenti il trasporto pubblico nel territorio regionale del Lazio (inclusi i servizi di noleggio, il servizio di trasporto scolastico, il servizio disabili ecc.). In particolare il Portale si propone di fornire agli utenti tutte le informazioni necessarie, anche attraverso newsletter, riguardanti il suddetto trasporto pubblico extraurbano.
Le basi di legittimitĂ di queste attivitĂ di trattamento possono includere la necessitĂ contrattuale o le misure precontrattuali, ma anche elaborazioni, pubblicazioni, controlli e verifiche necessarie per lâadempimento di disposizioni derivanti da obblighi di legge.
Altre attivitĂ , come il controllo dellâutilizzo dei servizi web, la gestione dei sistemi di elaborazione elettronica e del sito web, e lâutilizzo di spazi pubblicitari, potrebbero essere fondate sul presupposto del legittimo interesse del Titolare del trattamento.
Lâattivazione della funzione (facoltativa) di condivisione della geolocalizzazione, esercitabile esclusivamente sulla scelta specifica dellâutente per la funzione âCERCA SU MAPPAâ ha lo scopo di mostrare la posizione dei mezzi in tempo reale e di fornire allâutente un servizio di infomobilitĂ che gli consenta di calcolare tempi di percorrenza e scegliere quali mezzi possono essere utilizzati..
Titolare del trattamento dei dati e Responsabile della Protezione dei dati Il Titolare del trattamento dei dati è Cotral con sede in Roma, via Bernardino Alimena, 105 â 00173.
Cotral ha individuato un Responsabile della protezione dei dati personali, in attuazione del Regolamento UE 679/2016, cha il compito di monitorare e assistere il Titolare ed i Responsabili del trattamento nel garantire lâosservanza delle norme ed il rispetto dei diritti degli interessati.
Il Responsabile della protezione dati (RPD, o DPO) è contattabile allâindirizzo dpo@pec.cotralspa.it .
Luogo del trattamento dei dati I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso la predetta sede della società di trasporti a cura del personale tecnico incaricato del trattamento, oppure da eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione. Nessun dato derivante dal servizio web viene diffuso salvo nei casi espressamente previsti dalla legge. I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta ed espressa nelle finalità del trattamento e non sono comunicati a terzi soggetti al di fuori di Cotral.
Tipi di dati trattati
Dati di navigazione: I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nellâuso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Portale, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, lâorario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e allâambiente informatico dellâutente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sullâuso del Portale e per controllarne il corretto funzionamento e vengono conservati per il tempo strettamente necessario. I dati potrebbero essere utilizzati per lâaccertamento di responsabilitĂ in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.
Dati forniti volontariamente dallâutente: Lâinvio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi eventualmente indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dellâindirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonchĂŠ degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Specifiche informative di sintesi verranno progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine del Portale predisposte per particolari servizi a richiesta.
FacoltativitĂ del conferimento dei dati: a parte quanto specificato per i dati di navigazione, lâutente è libero di fornire i dati personali riportati in eventuali moduli di richiesta alla SocietĂ . Il loro mancato conferimento può comportare lâimpossibilitĂ di ottenere quanto richiesto.
ModalitĂ del trattamento: i dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Informativa sui "Cookies"
Con la presente informativa, in base a quanto previsto dal Provvedimento generale del Garante privacy âIndividuazione delle modalitĂ semplificate per lâinformativa e lâacquisizione del consenso per lâuso dei cookieâ dellâ8 maggio 2014 (doc. web 3118884), Cotral , Titolare del trattamento, fornisce agli utenti del sito www.cotralspa.it alcune informazioni relative ai cookie utilizzati.
Cosa sono i âcookieâ
Un âcookieâ è un piccolo file di testo creato sul computer dellâutente al momento in cui questo accede ad un determinato sito, con lo scopo di immagazzinare e trasportare informazioni. I cookie sono inviati da un server web (che è il computer sul quale è in esecuzione il sito web visitato) al browser dellâutente (es. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ecc.) e memorizzati sul dispositivo di questâultimo; vengono quindi re-inviati al sito web al momento delle visite successive. Nel corso della navigazione lâutente potrebbe ricevere sul suo dispositivo anche cookie di siti diversi (cosiddetti cookie di âterze partiâ ) impostati direttamente da gestori di detti siti web e utilizzati per le finalitĂ e secondo le modalitĂ da questi definiti.
Tipologie di cookie utilizzate
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Diritti degli interessati
I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dellâesistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e lâorigine, verificarne lâesattezza o chiederne lâintegrazione o lâaggiornamento, oppure la rettifica, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonchĂŠ di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento, a meno che Cotral non dimostri lâesistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono gli interessi, diritti e libertĂ dei soggetti a cui i dati sono riferiti, oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria. Per lâesercizio dei diritti sopra elencati, gli interessati si potranno rivolgere al Titolare del trattamento al seguente indirizzo:
- via posta a COTRAL S.p.A. â con sede in Roma, Via Bernardino Alimena, 105 â 00173 allâattenzione del Team DPO.
- via e-mail, allâindirizzo: dpo@pec.cotralspa.it; dpoteam@cotralspa.it
Informativa per chi viaggia con i nostri mezzi
Lâutilizzo dei servizi di trasporto pubblico di Cotral S.p.A. è consentito ai possessori di titoli di viaggio; se alcuni titoli non prevedono lâidentificazione del soggetto possessore, altri invece possono essere riferiti a persone identificate o identificabili registrate nei database Cotral, ad esempio quando i titoli sono relativi ad abbonamenti oppure concessi a fronte di agevolazioni o altri diritti a gratuitĂ o riduzione. Un ulteriore caso di identificazione degli utenti dei servizi è quello necessario per legge in caso di controlli dei titoli di viaggio; in questo caso i verificatori o i conducenti, possessori di tesserini di polizia amministrativa, procedono allâidentificazione degli interessati, e in casi di elevazione di multe, acquisiscono i dati anagrafici ai sensi delle vigenti norme di legge, utilizzando strumenti elettronici o moduli cartacei. Il trattamento di dati personali effettuato dal personale Cotral è comunque improntato al rispetto dei principi di liceitĂ e proporzionalitĂ ed è effettuato in base al contratto di servizio e in relazione ad obblighi di legge; il presupposto giuridico che consente di trattare eventualmente anche categorie particolari di dati personali (come lâeventuale stato di salute o di disabilitĂ ) è il rilevante interesse pubblico, ai sensi dellâArt. 9 Par 2 g) e dellâArt. 2 sexies del Codice di protezione dati personali D.Lgs. 196/2003 come novellato dal Dlgs 101/2018. Eâ anche importante sapere che Cotral S.p.A., al fine di agevolare i servizi di mobilitĂ erogati per il trasporto pubblico e nel legittimo interesse della societĂ , ha installato allâinterno delle vetture:
- Sistemi di geolocalizzazione che consentono di conoscere in tempo reale la posizione del veicolo, per la tutela della sicurezza delle persone, dei beni, e del patrimonio, nonchĂŠ per il controllo di validitĂ dei titoli di viaggio in relazione alle fasce di percorrenza consentite;
- Videocamere di sorveglianza che soddisfano le esigenze di sicurezza interna, tutela del patrimonio, e la prevenzione di atti illeciti di qualsivoglia natura.
Le finalitĂ rispondono ai principi di correttezza e liceitĂ e all'osservanza delle disposizioni di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati dei passeggeri e del personale; in particolare, il sistema di geolocalizzazione trasmette alle centrali Cotral esclusivamente i dati del mezzo, mentre gli impianti automatici di videosorveglianza permettono la registrazione delle immagini in un supporto protetto da crittografia, e i dati vengono conservati per 7 giorni con un sistema di sovrascrittura automatica. I dati nei sistemi di geolocalizzazione e di videosorveglianza sono trattati esclusivamente da personale Cotral autorizzato. La posizione del veicolo può essere comunicata a sistemi e applicazioni di infomobilitĂ come Citymapper e Moovit, mentre lâaccesso alle registrazioni delle immagini, protette in supporti crittografati, avviene esclusivamente in occasione delle richieste ricevute dalle AutoritĂ giudiziarie in caso di necessitĂ di accertamenti a seguito di atti illeciti, in ottemperanza a specifici obblighi di legge. Gli interessati possono esercitare nei confronti di Cotral S.p.A., Titolare del trattamento, in base alla tipologia di dati, i diritti esercitabili ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonchĂŠ alla libera circolazione di tali dati; in particolare:
- Diritto di accesso: Lei può chiedere a Cotral la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere lâaccesso ai dati personali;
- Diritto di rettifica: Lei può ottenere da Cotral la rettifica dei dati personali anagrafici inesatti, registrati nei sistemi Cotral, che La riguardano;
- Diritto alla cancellazione/oblio: Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral la cancellazione dei dati personali che La riguardano (ad esempio disiscrizione newsletter informativa, cancellazione dati anagrafici non piÚ necessari perchÊ relativi a rapporti contrattuali cessati e per i quali non sussistano obblighi di conservazione per legge);
- Diritto alla portabilità : Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Lei ha inoltre il diritto di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di Cotral;
- Diritto di limitazione di trattamento: Lei può, in determinate circostanze, ottenere da Cotral la limitazione del trattamento;
- Diritto di opposizione al trattamento: Lei può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che La riguardano; Cotral si asterrĂ dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, a meno che non dimostri lâesistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertĂ oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Gli interessati possono inoltre proporre un eventuale reclamo allâAutoritĂ Garante per la protezione dati personali mediante le modalitĂ illustrate sul sito web dellâAutoritĂ .
Per lâesercizio dei diritti, o per ogni informazione o richiesta di chiarimenti, è possibile rivolgersi al Responsabile della protezione dati di Cotral S.p.A. scrivendo allâindirizzo dpoteam@cotralspa.it o per posta certificata allâindirizzo dpo@pec.cotralspa.it
Informativa per i candidati
FinalitĂ e basi giuridiche del trattamento
I dati personali conferiti, sia di contatto che relativi agli studi, alle competenze acquisite ed alle pregresse esperienze professionali, sono trattati per finalitĂ connesse a selezione ed eventuale reclutamento del personale per Cotral, programmazione delle attivitĂ , servizi di controllo interno, mediante elaborazione anche elettronica di profili professionali, e inerente consultazione e raffronto.
I curricula vitae inviati spontaneamente saranno, se ritenuti non di interesse, distrutti e non memorizzati; in caso contrario, invece, il candidato sarĂ tempestivamente interpellato circa la richiesta di conservazione del curriculum vitae su supporti elettronici/cartacei e gli verrĂ fornita, inoltre, la presente informativa.
Le basi di legittimitĂ per queste attivitĂ di trattamento possono includere la necessitĂ di misure precontrattuali, ma anche elaborazioni, controlli e verifiche necessarie fondate sul presupposto del legittimo interesse del Titolare del trattamento.
Il Trattamento dei dati dellâInteressato potrebbe avere ad oggetto âcategorie particolari di dati personaliâ, ossia quei dati personali che rivelano lâorigine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, lâappartenenza sindacale, nonchĂŠ dati genetici, dati biometrici tesi ad identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o allâorientamento sessuale della persona.
Ad esempio, il candidato potrebbe spontaneamente inserire nel CV lâappartenenza a categorie protette;
Il presupposto per trattare, eventualmente, tali dati di natura âparticolareâ, se indicati nel curriculum vitae, è che i dati sono resi direttamente dallâinteressato e che il loro trattamento potrebbe essere necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dellâinteressato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.
ModalitĂ di raccolta, trattamento e conservazione dei dati
Il trattamento dei dati personali degli interessati sarĂ improntato ai principi di correttezza, liceitĂ e trasparenza, e dei diritti alla tutela della riservatezza, e verrĂ effettuato con strumenti manuali, cartacei e automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
I Curricula conservati per ulteriori processi di selezione futuri vengono custoditi in formato digitale in apposite cartelle protette senza limiti di scadenza, a meno che gli interessati non desiderino chiederci la rimozione, oppure ci inviino un cv aggiornato. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Gli eventuali processi di selezione possono prevedere lâannotazione di appunti cartacei, per la valutazione delle risorse, che vengono comunque immediatamente distrutti dopo il processo di selezione.
Negli eventuali processi di selezione i dati personali saranno conservati per tutta la durata degli stessi processi, e sino a quando persistano obbligazioni o adempimenti connessi allâesecuzione della stessa, o per il rispetto di obblighi di legge e regolamentari, nonchĂŠ per finalitĂ difensive proprie o di terzi (es. richieste di accessi agli atti).
I dati personali potranno essere soggetti a trattamenti nel rispetto della normativa vigente e in conformitĂ agli obblighi di riservatezza imposti al personale autorizzato e a eventuali soggetti esterni che effettuano trattamenti in qualitĂ di Responsabili per conto di Cotral, come ad esempio i gestori dei sistemi di posta elettronica.
I suoi diritti
Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 23) conferisce agli interessati lâesercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei Suoi dati personali, ha diritto di chiedere a Cotral, contattando la sede preferibilmente per posta elettronica allâindirizzo privacy@cotralspa.it : lâaccesso ai Suoi dati; la rettifica, la cancellazione e la portabilitĂ dei Suoi dati; la limitazione del trattamento; lâopposizione al trattamento.
Nello specifico:
- Diritto di accesso: Lei può chiedere a Cotral la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere lâaccesso ai dati personali;
- Diritto di rettifica: Lei può ottenere da Cotral la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
- Diritto alla cancellazione/oblio: Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral la cancellazione dei dati personali che La riguardano;
- Diritto alla portabilità : Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Lei ha inoltre il diritto di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di Cotral;
- Diritto di limitazione di trattamento: Lei può, in determinate circostanze, ottenere da Cotral la limitazione del trattamento;
- Diritto di opposizione al trattamento: Lei può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che La riguardano; Cotral si asterrĂ dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, a meno che non dimostri lâesistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertĂ oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
- Può, inoltre, proporre reclamo nei confronti dellâAutoritĂ di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Informativa per clienti e fornitori
Chi siamo e perchĂŠ trattiamo i suoi dati
Le informazioni che seguono intendono descrivere i trattamenti di dati personali che intercorrono nei rapporti con Clienti, Partners e Fornitori della Cotral in relazione ai servizi resi, nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali 2016/679 (di seguito, âGDPRâ o âRegolamentoâ) applicabile dal 25 maggio 2018 in ogni Stato Membro dellâUnione Europea, e della normativa nazionale (D.Lgs. 196/2003 come novellato dal D.Lgs. 101/2018).
In particolare, gli interessati alle attività di trattamento sono le persone fisiche che, alle dipendenze o con altra tipologia di rapporto con le persone giuridiche enti, Partners o fornitori, operativamente sono coinvolte nelle comunicazioni commerciali, precontrattuali e contrattuali. Sebbene spesso i rapporti siano fra persone giuridiche, i referenti di queste sono persone fisiche che comunicano fra loro e trattano dati; quindi, i dati personali trattati sono i dati di contatto (numeri telefonici, indirizzi email e altri riferimenti). In altri casi, il fornitore può essere un professionista o una ditta individuale, per cui anche altri dati vengono trattati per attività amministrativo-contabili o per controlli del prodotto/servizio.
Cotral, con sede in Via B. Alimena, 105 â 00173 Roma, in persona della Presidente AMALIA COLACECI (di seguito, denominata anche âCOTRALâ) è il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali (di seguito, anche il âTitolareâ o ânoiâ).
Per ogni questione inerente il trattamento di dati personali è possibile contattare lâindirizzo di posta elettronica privacy@cotralspa.it .
Ă inoltre stato designato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD, o DPO), che ha il compito di monitorare e assistere il Titolare ed i Responsabili del trattamento nel garantire lâosservanza delle norme ed il rispetto dei diritti degli interessati. Il DPO è contattabile allâindirizzo di posta dpoteam@cotralspa.it
FinalitĂ e basi giuridiche del trattamento
I dati personali di contatto sono trattati per finalitĂ connesse e strumentali alla raccolta di informazioni contrattuali e precontrattuali, e per lâesecuzione del rapporto contrattuale e/o di collaborazione, nonchĂŠ per finalitĂ connesse alla gestione delle relative obbligazioni (es. contabili e /o fiscali) e per compiti di natura tecnico-organizzativa.
Le basi di legittimitĂ di queste attivitĂ di trattamento possono includere la necessitĂ contrattuale o le misure precontrattuali, ma anche elaborazioni, controlli e verifiche necessarie per lâadempimento di disposizioni derivanti da obblighi di legge.
Altre attivitĂ , come il controllo del servizio/prodotto, la gestione dei sistemi di elaborazione elettronica, o delle comunicazioni inerenti il rapporto contrattualizzato o in via di perfezionamento, potrebbero essere fondate sul presupposto del legittimo interesse del Titolare del trattamento.
ModalitĂ di raccolta, trattamento e conservazione dei dati
I dati personali trattati sono quelli di contatto, oltre ad ulteriori informazioni di natura identificativa e economico-finanziaria nel caso di rapporti contrattuali stipulati con persone fisiche.
Il trattamento delle informazioni delle persone giuridiche enti e Fornitori e dei dati personali degli interessati, ovvero delle persone fisiche dipendenti/collaboratori di queste, sarĂ improntato ai principi di correttezza, liceitĂ e trasparenza, e della tutela dei diritti della riservatezza, e verrĂ eseguito con strumenti manuali, cartacei e automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
I dati personali saranno conservati per tutta la durata del contratto e sino a quando persistano obbligazioni o adempimenti connessi allâesecuzione dello stesso.
Anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale, Cotral e gli altri eventuali soggetti autorizzati potranno conservare i Suoi dati personali di natura amministrativo-contabile - anche per il rispetto di obblighi di legge e regolamentari, nonchĂŠ per finalitĂ difensive proprie o di terzi â ovvero per lâadempimento di specifici obblighi di legge, sino alla scadenza del periodo di conservazione normativamente applicabile caso per caso.
I dati personali verranno trattati nel rispetto della normativa vigente e in conformitĂ agli obblighi di riservatezza imposti al personale autorizzato e ai soggetti esterni che eseguono trattamenti in qualitĂ di Responsabili per conto della Cotral.
I suoi diritti
Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 23) conferisce agli interessati lâesercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei Suoi dati personali, ha diritto di chiedere a Cotral: lâaccesso ai Suoi dati; la rettifica, la cancellazione e la portabilitĂ dei Suoi dati; la limitazione del trattamento; lâopposizione al trattamento.
Nello specifico:
- Diritto di accesso: Lei può chiedere a Cotral la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere lâaccesso ai dati personali;
- Diritto di rettifica: Lei può ottenere da Cotral la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
- Diritto alla cancellazione/oblio: Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral la cancellazione dei dati personali che La riguardano;
- Diritto alla portabilità : Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Lei ha inoltre il diritto di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di COTRAL;
- Diritto di limitazione di trattamento: Lei può, in determinate circostanze, ottenere da Cotral la limitazione del trattamento;
- Diritto di opposizione al trattamento: Lei può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che La riguardano; Cotral si asterrĂ dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, a meno che non dimostri lâesistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertĂ oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
- Può, inoltre, proporre reclamo nei confronti dellâAutoritĂ di Controllo, che in Italia è lâAutoritĂ Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Informativa sui dati personali app, sito e call center
Cotral ai sensi del Regolamento europeo (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonchĂŠ alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito anche "Regolamento", o "GDPR") intende spiegare agli interessati le necessarie informazioni sull'utilizzo dei dati dei propri utenti, raccolti tramite lâutilizzo dellâapplicazione per smartphones âBusCotralâ, tramite chiamata al Contact Center o tramite la compilazione dei moduli di richiesta di informazioni presenti sul sito web della SocietĂ . Consigliamo di leggere attentamente queste informazioni per comprendere in che modo trattiamo i dati personali e quali sono i diritti dell'interessato.
Tipologia dei dati personali
Per "dato personale", si intende ogni informazione idonea a identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica (cosiddetto "Interessato"). I dati personali da Lei forniti, verranno utilizzati nel rispetto dei principi di liceitĂ , pertinenza e necessitĂ del trattamento previste dalle norme in materia di protezione dati.
Le verranno richieste le informazioni anagrafiche strettamente necessarie allâidentificazione dellâutente e per lâeventuale registrazione allâapplicazione âBusCotralâ, ed i dati di contatto per gestire le richieste; per lâemissione di Titoli di viaggio, saranno inoltre necessarie delle fotografie.
Nel caso di acquisizione di questi dati da terze parti come ad esempio nel caso del Social log-in tramite Facebook, Apple, Google per la registrazione e lâaccesso allâapplicazione âBusCotralâ saranno trattati solamente i dati che, in base alle preferenze sulla privacy, lâutente ha impostato su tali Social Network.
In determinate circostanze, (ad esempio per le agevolazioni o gratuitĂ ) le informazioni da fornire, poi, nella gestione della richiesta, per i servizi riservati ai disabili o ai beneficiari di agevolazioni particolari di legge, possono essere trattate âcategorie particolari di dati personaliâ, come le informazioni sullo stato di salute.
In relazione alle chiamate al Contact Center, i cui operatori sono localizzati nel territorio nazionale, si informa che la stesse potrebbero:
- essere registrate per finalitĂ di monitoraggio della qualitĂ del servizio offerto;
- trascritte in tempo reale tramite lâutilizzo di appositi software, per la finalitĂ di miglioramento del servizio offerto.
Il conferimento dei dati è facoltativo; ovviamente, lâeventuale rifiuto o lâeventuale comunicazione errata o insufficiente dei dati idonei a far fronte alla richiesta potrĂ comportare lâimpossibilitĂ totale o parziale di dare esecuzione alle operazioni. Lâapplicazione âBusCotralâ può essere utilizzata anche senza la registrazione dellâutente, ma per la sola consultazione degli orari delle corse. Qualora lâutente desiderasse utilizzare appieno le funzionalitĂ dellâapplicazione (es. acquisto del titolo di viaggio) deve effettuare la registrazione fornendo i dati minimi necessari (Nome, Cognome, email, numero di telefono) per la normale esecuzione dei servizi richiesti. I dati vengono trattati dal Titolare e dai Contitolari o Responsabili e in nessun caso sono ceduti o venduti a terzi. Comunque, specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
FinalitĂ e basi giuridiche del trattamento
I dati che costituiscono oggetto del trattamento sono trattati ed utilizzati per le seguenti finalitĂ :
- Adempiere a richieste di informazioni inviate dagli interessati stessi; in questo caso la base giuridica di tali trattamenti è l'esecuzione di misure precontrattuali; costituire o aggiornare l'Anagrafe degli utenti, e gestire il rapporto contrattuale: il trattamento dei dati personali dell'Interessato avviene per dar corso all'emissione dei Titoli e per gestire i servizi di trasporto pubblico; la base giuridica di tali trattamenti è l'esecuzione del contratto; finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonchÊ da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo, nonchÊ agli obblighi in materia fiscale e contabile; rientrano fra tali finalità anche quelle di verifica della validità dei Titoli di viaggio e la gestione delle multe e delle sanzioni in caso di violazioni; per attività di comunicazione correlata al trasporto pubblico; in questo caso la base giuridica è il compito di pubblico interesse;
- FinalitĂ funzionali all'attivitĂ della SocietĂ per la gestione del trasporto pubblico, esercitate nel legittimo interesse del Titolare successivamente allâinstaurazione del rapporto. Rientrano in questa categoria le seguenti attivitĂ :
- rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualitĂ dei servizi resi e sull'attivitĂ svolta, eseguita direttamente o per il tramite di terzi;
- controllo, anche mediante sistemi di geolocalizzazione e di videosorveglianza a bordo dei mezzi di trasporto, nellâinteresse della sicurezza delle persone e per la tutela del patrimonio di Cotral;
- elaborazioni statistiche (anonime) dei dati di percorrenza per studi correlati ai fabbisogni dei trasporti su ruote.
Inoltre per ulteriori trattamenti quali attività promozionali e di marketing o di profilazione delle Sue preferenze di viaggio Le verrà chiesto di conferire o non conferire il consenso facoltativo al trattamento. Il consenso eventualmente prestato rispetto a tali finalità è liberamente revocabile in ogni momento, ferma restando la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le informazioni richieste appartenenti alle categorie particolari di dati personali (es. disabilitĂ visive e/o motorie) e le informazioni sui minori sono trattate esclusivamente per finalitĂ di rilevante interesse pubblico (in particolare per concessioni e revoche di agevolazioni, e per attivitĂ socio-assistenziali a tutela dei minori e soggetti bisognosi, non autosufficienti e incapaci).
Come vengono trattati e conservati i dati personali
I trattamenti saranno effettuati sia in modo cartaceo, sia con lâausilio di strumenti elettronici e/o automatizzati; ai dati registrati nei sistemi informatici Cotral possono accedere esclusivamente i soggetti autorizzati di Cotral interni o addetti di societĂ esterne, Responsabili del trattamento appositamente nominati.
La registrazione delle riprese effettuate dai sistemi di videosorveglianza potrĂ essere messa a disposizione delle funzioni interne di controllo della SocietĂ ed eventualmente consegnata ad Organi di polizia giudiziaria preposti a verifiche di pubblica sicurezza, o alle compagnie assicurative in caso di un sinistro. Ad ogni modo, tutti i dati personali acquisiti non sono soggetti a diffusione nĂŠ sottoposti a un processo decisionale automatizzato, e specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Cotral conserva i suoi dati per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonchĂŠ in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalitĂ di controllo sopra individuate. In particolare, i dati registrati nei sistemi di videosorveglianza sono sovrascritti automaticamente (e conservati in modo crittografato per un massimo di 7 giorni). Le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate al Contact Center saranno conservate per un massimo di 7 giorni e saranno automaticamente cancellate dai sistemi.
Alcuni dati personali, nellâambito dellâesercizio del trasporto pubblico regionale, ovvero nel Sistema di bigliettazione elettronica integrato Metrebus, vengono registrati nei Sistemi Informativi Regionali centrali a cui possono avere accesso la Regione Lazio e ad altre societĂ di trasporto quali ATAC S.p.A., Trenitalia S.p.A., Gruppo Ferrovie dello Stato, o societĂ di servizi della Regione Lazio che operano nella gestione dei sistemi.
Cotral potrĂ inoltre comunicare i dati personali degli utenti dei servizi a forze dellâordine o altre pubbliche amministrazioni in forza di obblighi di legge o esercizio di diritto di difesa in giudizio. Nessun dato personale fornito dagli utenti viene trasferito al di fuori dellâUnione Europea.
Quali sono i diritti per gli interessati
Cotral è a disposizione per recepire le eventuali richieste per lâesercizio dei diritti degli interessati, che vanno indirizzate allâindirizzo di posta elettronica: privacy@cotralspa.it o dpoteam@cotralspa.it;
In ogni momento Lei potrĂ esercitare nei confronti del Titolare del trattamento i diritti a tutela degli interessati, in particolare:
- ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che la riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile; ottenere indicazioni relative a: a) le finalitĂ e modalitĂ di trattamento; b) la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
- conoscere i soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o persone autorizzate; ottenere, altresÏ: a) l'accesso ai dati personali trattati da Cotral; b) l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi dovesse essere l'interesse, e se possibile, la cancellazione dei dati; c) la portabilità , per alcuni servizi resi, dei dati forniti; opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei Suoi dati personali nei casi in cui ciò sia espressamente consentito da leggi o regolamenti;
- proporre, inoltre, reclamo all'AutoritĂ di controllo, nei casi e per gli effetti espressi dalla normativa vigente, con le modalitĂ descritte sul sito dellâAutoritĂ Garante per la protezione dati personali â https://www.garanteprivacy.it ; dare mandato a un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro, che siano debitamente costituiti secondo il diritto dello Stato Italiano, di proporre per Suo conto e di esercitare per suo conto i reclami al Garante per la protezione dati personali.
Informativa sul trattamento dei dati personali mediante verifica del Green Pass
Cotral si impegna a garantire la tutela dei dati personali dei propri lavoratori e del personale esterno.
La presente informativa riguarda il trattamento di dati personali effettuato da Cotral in relazione agli obblighi derivanti dal Decreto-Legge 21 settembre 2021, n. 127 "Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l'estensione dell'ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening" e s.m.i.. A tal fine tutto il personale, anche di fornitori esterni, e comunque tutti i soggetti che accedono nelle sedi/impianti aziendali per motivi di lavoro, dovranno possedere ed esibire a richiesta la certificazione verde Covis-19 (c.d. Green Pass). La verifica del possesso della certificazione verde Covid-19, anche a campione, avverrĂ , ove possibile, al momento dell'accesso ai luoghi di lavoro, da soggetti appositamente incaricati dell'accertamento e/o tramite sistemi informatici.
Cosa si intende per dato personale e quali dati vengono trattati?
Per "dato personale", intende ogni informazione idonea a identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica.
In questo caso Lei, in qualitĂ di interessato, che ha accesso alle sedi di Cotral, per motivi di lavoro, ha l'obbligo di presentare un Green Pass valido.
Ai sensi del DPCM 17 giugni 2021, le verifiche delle validitĂ del Green Pass avverranno mediante la lettura del codice a barre bidimensionale, riportato sullo stesso, utilizzando l'applicazione mobile prevista "VerificaC19", che consente unicamente al controllare l'autenticitĂ , la validitĂ e l'integritĂ della certificazione e di conoscere le generalitĂ dell'intestatario, senza rendere visibili le informazioni che ne hanno determinato l'emissione. L'intestatario della certificazione verde COVID-19 all'atto della verifica dovrĂ inoltre dimostrare, a richiesta dei soggetti appositamente incaricati dell'accertamento, la propria identitĂ personale mediante l'esibizione di un documento di identitĂ .
I controlli potranno avvenire al momento dell'accesso ai luoghi di lavoro, o a campione nel corso dell'attivitĂ lavorativa.
Cotral, ai sensi dell'art.1, comma 8, del DL n.127/2021 e s.m.i., al fine di poter dimostrare di aver adottato le misure organizzative richieste, ed in particolar modo aver effettuato i relativi controlli, registrerĂ in appositi moduli informatici le verifiche quotidianamente effettuate.
A tal fine verranno raccolti e trattati alcuni Suoi dati identificativi e/o anagrafici ed in particolare:
- nome, cognome, matricola e data di nascita dell'intestatario del certificato verde COVID-19 (Green Pass) e validitĂ del medesimo certificato ovvero la circostanza che il lavoratore abbia dichiarato di essere o sia risultato sprovvisto del certificato verde.
FinalitĂ , basi giuridiche e modalitĂ del trattamento dei dati personali.
La finalità della raccolta e del trattamento dei suddetti Suoi dati è quella di prevenire il contagio e la diffusione del Covid-19 e tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori e dell'utenza.
Il trattamento è lecito trovando le sue basi giuridiche nell'adempimento di un obbligo di legge al quale è soggetto il titolare, nell'esecuzione di un obbligo contrattuale; nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento.
Il trattamento sarĂ effettuato da personale autorizzato ed istruito. L'attivitĂ di verifica dovrĂ essere svolta esclusivamente attraverso la scansione del codice QR riportato dalla Certificazione Verde mediante l'utilizzo dell'applicazione Veririca C-19. La Certificazione Verde dovrĂ essere esibita al personale incaricato in modo cartaceo o digitale.
I dati sulle verifiche effettuate saranno conservati sui server di Cotral, localizzati in Italia e saranno accessibili, tramite l'inserimento del nome utente e password, solo a personale autorizzato per le finalitĂ sopra descritte.
I dati possono essere conosciuti da autorizzati al trattamento ed, in particolare, per le finalitĂ sopra descritte, dal personale della Direzione Risorse Umane.
I dati non sono diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative.
Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati e quali sono i Suoi diritti in qualitĂ di Interessato?
I dati sono conservati fino al termine dello stato d'emergenza previsto dalle autoritĂ pubbliche competenti e/o comunque per il tempo necessario al conseguimento delle finalitĂ legittimamente perseguibili, nonchĂŠ per dare attuazione agli obblighi di legge gravanti su Cotral.
Il conferimento del dato al Titolare del trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto di lavoro. In caso di rifiuto il Titolare non potrà eseguire le operazioni che presuppongono il trattamento de suddetti Suoi dati e cio con ogni conseguenza e danno a carico dell'interessato.
In qualitĂ di interessato Le sono riconosciuti i diritti di accesso e rettifica ai proprio dati personali cosĂŹ come previsti dal GDPR. Le viene fatto salvo il diritto di proporre reclamo all'AutoritĂ Garante per la protezione dati personali con le modalitĂ descritte sul sito dell'AutoritĂ , anche dando mandato a un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro, che siano debitamente costituiti secondo il diritto dello Stato Italiano, di proporre per Suo conto e di esercitare per suo conto i reclami al Garante per la protezione dati personali.
Per ogni comunicazione o chiarimento in merito, è possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati all'indirizzo di posta elettronica dpoteam@cotralspa.it .
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