Privacy Policy

Privacy Policy

Cotral pone una grande attenzione alla tutela dei dati personali e alla sicurezza delle informazioni.

Nell’esercizio dei propri compiti istituzionali, si impegna costantemente a mettere in atto misure specifiche per la protezione dei dati che si riferiscono agli utenti dei servizi, ai nostri dipendenti e collaboratori, inclusi gli eventuali candidati all’assunzione, e in generale a tutte le persone fisiche che si relazionano con Cotral, come ad esempio il personale delle Organizzazioni Fornitori di servizi, oppure delle Organizzazioni Clienti che possono acquistare spazi pubblicitari o servizi da Cotral.

Ovviamente l’esigenza di riservatezza viene bilanciata dalle esigenze di tutela della sicurezza del trasporto pubblico e del patrimonio, nonché dalle normative in materia di trasparenza e anticorruzione.

In questa sezione presentiamo dunque le informazioni per gli interessati.

Ai sensi del Regolamento europeo (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito anche "Regolamento", o "GDPR") intende spiegare agli interessati le necessarie informazioni sull'utilizzo dei dati raccolti.

Il Titolare del trattamento dei dati è Cotral con sede in Via Bernardino Alimena, 105, 00173 Roma.

Il Responsabile della protezione dati (RPD, o DPO) è contattabile all'indirizzo dpo@pec.cotralspa.it.

Chiediamo di compilare le informazioni anagrafiche strettamente necessarie all’identificazione dell’utente, e dati di contatto per gestire le richieste, le comunicazioni di servizio e attività accessorie con il consenso dell’interessato; per l’emissione di Titoli di viaggio, sono inoltre necessarie fotografie e documenti di identità.

In determinate circostanze, (ad esempio per le agevolazioni o gratuità o per servizi riservati a disabili o minori) possono essere trattate “categorie particolari di dati personali”.

Il conferimento dei dati è facoltativo; ovviamente, l’eventuale rifiuto o l’eventuale comunicazione errata o insufficiente dei dati idonei a compilare la richiesta potrà comportare l’impossibilità totale o parziale di dare esecuzione alle operazioni.

Informativa per chi ci contatta

I dati personali degli utenti vengono trattati principalmente per gestire il servizio pubblico di trasporto, in virtù di basi giuridiche quali:

  • l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato;
  • obblighi di legge;
  • l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o necessità connessa all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

È possibile visualizzare nell’informativa completa tutte le specifiche finalità dei trattamenti.

Inoltre, con il consenso degli interessati Cotral può contattare gli utenti, direttamente o per il tramite di terzi, per rilevare il grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi e sull'attività svolta, per profilare i dati di utilizzo dei servizi per soluzioni di infomobilità personalizzata e/o servizi on demand, o per l’invio di comunicazioni promozionali.

Oltre a condividere i dati personali con le Forze dell’ordine e le Autorità pubbliche quando necessario o obbligatorio, è bene sapere che alcuni dati personali, nell’ambito dell’esercizio del trasporto pubblico regionale, ovvero nel Sistema di bigliettazione elettronica integrato Metrebus, vengono registrati nei Sistemi Informativi Regionali centrali a cui possono avere accesso la Regione Lazio e ad altre società di trasporto quali ATAC S.p.A., Trenitalia S.p.A., Gruppo Ferrovie dello Stato, o società di servizi della Regione Lazio che operano nella gestione dei sistemi informativi regionali.

I dati personali non sono soggetti a diffusione nĂŠ sottoposti a un processo decisionale automatizzato, e specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Cotral conserva i suoi dati per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonchĂŠ in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalitĂ  di controllo individuate.

Cotral è a disposizione per recepire le eventuali richieste per l’esercizio dei diritti degli Interessati, che vanno trasmesse all’indirizzo di posta elettronica privacy@cotralspa.it oppure al Responsabile della protezione dati.

Informativa sulla navigazione del sito web

La presente policy descrive le modalità di gestione del portale Cotral (di seguito anche solo il “Portale”o “sito web”) in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti, identificati o identificabili, che lo consultano e interagiscono con esso e con i servizi web regionali accessibili per via telematica.

Le informazioni sono rese ai sensi dell’art.13 del Regolamento generale sulla protezione dati (Regolamento UE 679/2016) e sono relative esclusivamente alla  navigazione all’interno del presente portale (e all’utilizzo della App di proprietà di Cotral) identificato dal dominio www.cotralspa.it e non per altri siti web esterni, eventualmente consultabili dall’utente tramite link presenti sulle pagine del sito stesso.

Finalità del trattamento I trattamenti dei dati personali effettuati all’interno del presente portale sono finalizzati all’erogazione di specifici servizi afferenti il trasporto pubblico nel territorio regionale del Lazio (inclusi i servizi di noleggio, il servizio di trasporto scolastico, il servizio disabili ecc.). In particolare il Portale si propone di fornire agli utenti tutte le informazioni necessarie, anche attraverso newsletter, riguardanti il suddetto trasporto pubblico extraurbano.

Le basi di legittimità di queste attività di trattamento possono includere la necessità contrattuale o le misure precontrattuali, ma anche elaborazioni, pubblicazioni, controlli e verifiche necessarie per l’adempimento di disposizioni derivanti da obblighi di legge.

Altre attività, come il controllo dell’utilizzo dei servizi web, la gestione dei sistemi di elaborazione elettronica e del sito web, e l’utilizzo di spazi pubblicitari, potrebbero essere fondate sul presupposto del legittimo interesse del Titolare del trattamento.

L’attivazione della funzione (facoltativa) di condivisione della geolocalizzazione, esercitabile esclusivamente sulla scelta specifica dell’utente per la funzione “CERCA SU MAPPA” ha lo scopo di mostrare la posizione dei mezzi in tempo reale e di fornire all’utente un servizio di infomobilità che gli consenta di calcolare tempi di percorrenza e scegliere quali mezzi possono essere utilizzati..

Titolare del trattamento dei dati e Responsabile della Protezione dei dati Il Titolare del trattamento dei dati è Cotral con sede in Roma, via Bernardino Alimena, 105 – 00173.

Cotral ha individuato un Responsabile della protezione dei dati personali, in attuazione del Regolamento UE 679/2016, cha il compito di monitorare e assistere il Titolare ed i Responsabili del trattamento nel garantire l’osservanza delle norme ed il rispetto dei diritti degli interessati.

Il Responsabile della protezione dati (RPD, o DPO) è contattabile all’indirizzo dpo@pec.cotralspa.it .

Fra i Responsabili del trattamento, LAZIOcrea S.p.A. (societĂ  in house e strumento operativo informatico della Regione Lazio) opera quale soggetto preposto alla gestione di questo sito web per conto di Cotral.

Luogo del trattamento dei dati I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito hanno luogo presso la predetta sede della  società di trasporti e/o presso la sede di LAZIOcrea S.p.A. a cura del personale tecnico incaricato del trattamento, oppure da eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione. Nessun dato derivante dal servizio web viene diffuso salvo nei casi espressamente previsti dalla legge. I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta ed espressa nelle finalità del trattamento e non sono comunicati a terzi soggetti al di fuori di Cotral, LAZIOcrea o della Regione Lazio.

Tipi di dati trattati

Dati di navigazione: I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Portale, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Portale e per controllarne il corretto funzionamento e vengono conservati per il tempo strettamente necessario. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito.

Dati forniti volontariamente dall’utente: L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi eventualmente indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Specifiche informative di sintesi verranno progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine del Portale predisposte per particolari servizi a richiesta.

Facoltatività del conferimento dei dati: a parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali riportati in eventuali moduli di richiesta alla Società. Il loro mancato conferimento può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

ModalitĂ  del trattamento: i dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Informativa sui "Cookies"

Con la presente informativa, in base a quanto previsto dal Provvedimento generale del Garante privacy “Individuazione delle modalità semplificate per l’informativa e l’acquisizione del consenso per l’uso dei cookie” dell’8 maggio 2014 (doc. web 3118884), Cotral , Titolare del trattamento, fornisce agli utenti del sito www.cotralspa.it alcune informazioni relative ai cookie utilizzati.

Cosa sono i ‘cookie’

Un “cookie” è un piccolo file di testo creato sul computer dell’utente al momento in cui questo accede ad un determinato sito, con lo scopo di immagazzinare e trasportare informazioni. I cookie sono inviati da un server web (che è il computer sul quale è in esecuzione il sito web visitato) al browser dell’utente (es. Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ecc.) e memorizzati sul dispositivo di quest’ultimo; vengono quindi re-inviati al sito web al momento delle visite successive. Nel corso della navigazione l’utente potrebbe ricevere sul suo dispositivo anche cookie di siti diversi (cosiddetti cookie di “terze parti” ) impostati direttamente da gestori di detti siti web e utilizzati per le finalità e secondo le modalità da questi definiti.

Tipologie di cookie utilizzate

Il sito www utilizza cookie tecnici (di navigazione e di sessione) e include al proprio interno alcuni servizi forniti da terze parti che generano cookie memorizzati sul pc dell’utente, tra cui si segnalano:

– Il servizio di GOOGLE ANALYTICS è utilizzato per il monitoraggio degli accessi al portale e per le relative modalità di utilizzo da parte dell’utente . Per prendere visione delle caratteristiche di tale servizio e delle specifiche in materia di privacy, si rimanda alla lettura dell’informativa sulla privacy di Google Analytics

– Per la condivisione dei contenuti del portale sui social-network è utilizzato il servizio ADDTHIS. Per prendere visione delle caratteristiche tecniche di tale servizio e delle specifiche in materia di privacy, si rimanda alla lettura dell’informativa sulla privacy di AddThis

– In alcune pagine del portale possono essere inseriti dei video caricati sulla piattaforma YOU TUBE. Per prendere visione delle caratteristiche tecniche di tali servizi e delle specifiche in materia di privacy, si rimanda alla lettura dell’informativa sulla privacy di YouTube.

Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettifica, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento, a meno che Cotral non dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono gli interessi, diritti e libertà dei soggetti a cui i dati sono riferiti, oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria. Per l’esercizio dei diritti sopra elencati, gli interessati si potranno rivolgere al Titolare del trattamento  al seguente indirizzo:

  • via posta a COTRAL S.p.A. – con sede in Roma, Via Bernardino Alimena, 105 – 00173 all’attenzione del Team DPO.
  • via e-mail, all’indirizzo: dpo@pec.cotralspa.it; dpoteam@cotralspa.it

Informativa per chi viaggia con i nostri mezzi

L’utilizzo dei servizi di trasporto pubblico di Cotral S.p.A. è consentito ai possessori di titoli di viaggio; se alcuni titoli non prevedono l’identificazione del soggetto possessore, altri invece possono essere riferiti a persone identificate o identificabili registrate nei database Cotral, ad esempio quando i titoli sono relativi ad abbonamenti oppure concessi a fronte di agevolazioni o altri diritti a gratuità o riduzione. Un ulteriore caso di identificazione degli utenti dei servizi è quello necessario per legge in caso di controlli dei titoli di viaggio; in questo caso i verificatori o i conducenti, possessori di tesserini di polizia amministrativa, procedono all’identificazione degli interessati, e in casi di elevazione di multe, acquisiscono i dati anagrafici ai sensi delle vigenti norme di legge, utilizzando strumenti elettronici o moduli cartacei. Il trattamento di dati personali effettuato dal personale Cotral è comunque improntato al rispetto dei principi di liceità e proporzionalità ed è effettuato in base al contratto di servizio e in relazione ad obblighi di legge; il presupposto giuridico che consente di trattare eventualmente anche categorie particolari di dati personali (come l’eventuale stato di salute o di disabilità) è il rilevante interesse pubblico, ai sensi dell’Art. 9 Par 2 g) e dell’Art. 2 sexies del Codice di protezione dati personali D.Lgs. 196/2003 come novellato dal Dlgs 101/2018. E’ anche importante sapere che Cotral S.p.A., al fine di agevolare i servizi di mobilità erogati per il trasporto pubblico e nel legittimo interesse della società, ha installato all’interno delle vetture:

  • Sistemi di geolocalizzazione che consentono di conoscere in tempo reale la posizione del veicolo, per la tutela della sicurezza delle persone, dei beni, e del patrimonio, nonchĂŠ per il controllo di validitĂ  dei titoli di viaggio in relazione alle fasce di percorrenza consentite;
  • Videocamere di sorveglianza che soddisfano le esigenze di sicurezza interna, tutela del patrimonio, e la prevenzione di atti illeciti di qualsivoglia natura.

Le finalità rispondono ai principi di correttezza e liceità e all'osservanza delle disposizioni di legge in materia di tutela della riservatezza dei dati dei passeggeri e del personale; in particolare, il sistema di geolocalizzazione trasmette alle centrali Cotral esclusivamente i dati del mezzo, mentre gli impianti automatici di videosorveglianza permettono la registrazione delle immagini in un supporto protetto da crittografia, e i dati vengono conservati per 7 giorni con un sistema di sovrascrittura automatica. I dati nei sistemi di geolocalizzazione e di videosorveglianza sono trattati esclusivamente da personale Cotral autorizzato. La posizione del veicolo può essere comunicata a sistemi e applicazioni di infomobilità come Citymapper e Moovit, mentre l’accesso alle registrazioni delle immagini, protette in supporti crittografati, avviene esclusivamente in occasione delle richieste ricevute dalle Autorità giudiziarie in caso di necessità di accertamenti a seguito di atti illeciti, in ottemperanza a specifici obblighi di legge. Gli interessati possono esercitare nei confronti di Cotral S.p.A., Titolare del trattamento, in base alla tipologia di dati, i diritti esercitabili ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati; in particolare:

  • Diritto di accesso: Lei può chiedere a Cotral la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali;
  • Diritto di rettifica: Lei può ottenere da Cotral la rettifica dei dati personali anagrafici inesatti, registrati nei sistemi Cotral, che La riguardano;
  • Diritto alla cancellazione/oblio: Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral la cancellazione dei dati personali che La riguardano (ad esempio disiscrizione newsletter informativa, cancellazione dati anagrafici non piĂš necessari perchĂŠ relativi a rapporti contrattuali cessati e per i quali non sussistano obblighi di conservazione per legge);
  • Diritto alla portabilitĂ : Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Lei ha inoltre il diritto di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di Cotral;
  • Diritto di limitazione di trattamento: Lei può, in determinate circostanze, ottenere da Cotral la limitazione del trattamento;
  • Diritto di opposizione al trattamento: Lei può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che La riguardano; Cotral si asterrĂ  dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, a meno che non dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertĂ  oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Gli interessati possono inoltre proporre un eventuale reclamo all’Autorità Garante per la protezione dati personali mediante le modalità illustrate sul sito web dell’Autorità.

Per l’esercizio dei diritti, o per ogni informazione o richiesta di chiarimenti, è possibile rivolgersi al Responsabile della protezione dati di Cotral S.p.A. scrivendo all’indirizzo dpoteam@cotralspa.it o per posta certificata all’indirizzo dpo@pec.cotralspa.it

Informativa per i candidati

FinalitĂ  e basi giuridiche del trattamento

I dati personali conferiti, sia di contatto che relativi agli studi, alle competenze acquisite ed alle pregresse esperienze professionali, sono trattati per finalitĂ  connesse a selezione ed eventuale reclutamento del personale per Cotral, programmazione delle attivitĂ , servizi di controllo interno, mediante elaborazione anche elettronica di profili professionali, e inerente consultazione e raffronto.

I curricula vitae inviati spontaneamente saranno, se ritenuti non di interesse, distrutti e non memorizzati; in caso contrario, invece, il candidato sarĂ  tempestivamente interpellato circa la richiesta di conservazione del curriculum vitae su supporti elettronici/cartacei e gli verrĂ  fornita, inoltre, la presente informativa.

Le basi di legittimitĂ  per queste attivitĂ  di trattamento possono includere la necessitĂ  di misure precontrattuali, ma anche elaborazioni, controlli e verifiche necessarie fondate sul presupposto del legittimo interesse del Titolare del trattamento.

Il Trattamento dei dati dell’Interessato potrebbe avere ad oggetto “categorie particolari di dati personali”, ossia quei dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici tesi ad identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Ad esempio, il candidato potrebbe spontaneamente inserire nel CV l’appartenenza a categorie protette;

Il presupposto per trattare, eventualmente, tali dati di natura “particolare”, se indicati nel curriculum vitae, è che i dati sono resi direttamente dall’interessato e che il loro trattamento potrebbe essere necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.

ModalitĂ  di raccolta, trattamento e conservazione dei dati

Il trattamento dei dati personali degli interessati sarĂ  improntato ai principi di correttezza, liceitĂ  e trasparenza, e dei diritti alla tutela della riservatezza, e verrĂ  effettuato con strumenti manuali, cartacei e automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

I Curricula conservati per ulteriori processi di selezione futuri vengono custoditi in formato digitale in apposite cartelle protette senza limiti di scadenza, a meno che gli interessati non desiderino chiederci la rimozione, oppure ci inviino un cv aggiornato. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Gli eventuali processi di selezione possono prevedere l’annotazione di appunti cartacei, per la valutazione delle risorse, che vengono comunque immediatamente distrutti dopo il processo di selezione.

Negli eventuali processi di selezione i dati personali saranno conservati per tutta la durata degli stessi processi, e sino a quando persistano obbligazioni o adempimenti connessi all’esecuzione della stessa, o per il rispetto di obblighi di legge e regolamentari, nonché per finalità difensive proprie o di terzi (es. richieste di accessi agli atti).

I dati personali potranno essere soggetti a trattamenti nel rispetto della normativa vigente e in conformitĂ  agli obblighi di riservatezza imposti al personale autorizzato e a eventuali soggetti esterni che effettuano trattamenti in qualitĂ  di Responsabili per conto di Cotral, come ad esempio i gestori dei sistemi di posta elettronica.

I suoi diritti

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 23) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei Suoi dati personali, ha diritto di chiedere a Cotral, contattando la sede preferibilmente per posta elettronica all’indirizzo privacy@cotralspa.it : l’accesso ai Suoi dati; la rettifica, la cancellazione e la portabilità dei Suoi dati; la limitazione del trattamento; l’opposizione al trattamento.

Nello specifico:

  • Diritto di accesso: Lei può chiedere a Cotral la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali;
  • Diritto di rettifica: Lei può ottenere da Cotral la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
  • Diritto alla cancellazione/oblio: Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral la cancellazione dei dati personali che La riguardano;
  • Diritto alla portabilitĂ : Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Lei ha inoltre il diritto di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di Cotral;
  • Diritto di limitazione di trattamento: Lei può, in determinate circostanze, ottenere da Cotral la limitazione del trattamento;
  • Diritto di opposizione al trattamento: Lei può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che La riguardano; Cotral si asterrĂ  dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, a meno che non dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertĂ  oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
  • Può, inoltre, proporre reclamo nei confronti dell’AutoritĂ  di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Informativa per clienti e fornitori

Chi siamo e perchĂŠ trattiamo i suoi dati

Le informazioni che seguono intendono descrivere i trattamenti di dati personali che intercorrono nei rapporti con Clienti, Partners e Fornitori della Cotral in relazione ai servizi resi, nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali 2016/679 (di seguito, “GDPR” o “Regolamento”) applicabile dal 25 maggio 2018 in ogni Stato Membro dell’Unione Europea, e della normativa nazionale (D.Lgs. 196/2003 come novellato dal D.Lgs. 101/2018).

In particolare, gli interessati alle attività di trattamento sono le persone fisiche che, alle dipendenze o con altra tipologia di rapporto con le persone giuridiche enti, Partners o fornitori, operativamente sono coinvolte nelle comunicazioni commerciali, precontrattuali e contrattuali. Sebbene spesso i rapporti siano fra persone giuridiche, i referenti di queste sono persone fisiche che comunicano fra loro e trattano dati; quindi, i dati personali trattati sono i dati di contatto (numeri telefonici, indirizzi email e altri riferimenti). In altri casi, il fornitore può essere un professionista o una ditta individuale, per cui anche altri dati vengono trattati per attività amministrativo-contabili o per controlli del prodotto/servizio.

Cotral, con sede in Via B. Alimena, 105 – 00173 Roma, in persona della Presidente AMALIA COLACECI (di seguito, denominata anche “COTRAL”) è il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali (di seguito, anche il “Titolare” o “noi”).

Per ogni questione inerente il trattamento di dati personali è possibile contattare l’indirizzo di posta elettronica privacy@cotralspa.it .

È inoltre stato designato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD, o DPO), che ha il compito di monitorare e assistere il Titolare ed i Responsabili del trattamento nel garantire l’osservanza delle norme ed il rispetto dei diritti degli interessati. Il DPO è contattabile all’indirizzo di posta dpoteam@cotralspa.it

FinalitĂ  e basi giuridiche del trattamento

I dati personali di contatto sono trattati per finalità connesse e strumentali alla raccolta di informazioni contrattuali e precontrattuali, e per l’esecuzione del rapporto contrattuale e/o di collaborazione, nonché per finalità connesse alla gestione delle relative obbligazioni (es. contabili e /o fiscali) e per compiti di natura tecnico-organizzativa.

Le basi di legittimità di queste attività di trattamento possono includere la necessità contrattuale o le misure precontrattuali, ma anche elaborazioni, controlli e verifiche necessarie per l’adempimento di disposizioni derivanti da obblighi di legge.

Altre attivitĂ , come il controllo del servizio/prodotto, la gestione dei sistemi di elaborazione elettronica, o delle comunicazioni inerenti il rapporto contrattualizzato o in via di perfezionamento, potrebbero essere fondate sul presupposto del legittimo interesse del Titolare del trattamento.

ModalitĂ  di raccolta, trattamento e conservazione dei dati

I dati personali trattati sono quelli di contatto, oltre ad ulteriori informazioni di natura identificativa e economico-finanziaria nel caso di rapporti contrattuali stipulati con persone fisiche.

Il trattamento delle informazioni delle persone giuridiche enti e Fornitori e dei dati personali degli interessati, ovvero delle persone fisiche dipendenti/collaboratori di queste, sarĂ  improntato ai principi di correttezza, liceitĂ  e trasparenza, e della tutela dei diritti della riservatezza, e verrĂ  eseguito con strumenti manuali, cartacei e automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

I dati personali saranno conservati per tutta la durata del contratto e sino a quando persistano obbligazioni o adempimenti connessi all’esecuzione dello stesso.

Anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale, Cotral e gli altri eventuali soggetti autorizzati potranno conservare i Suoi dati personali di natura amministrativo-contabile - anche per il rispetto di obblighi di legge e regolamentari, nonché per finalità difensive proprie o di terzi – ovvero per l’adempimento di specifici obblighi di legge, sino alla scadenza del periodo di conservazione normativamente applicabile caso per caso.

I dati personali verranno trattati nel rispetto della normativa vigente e in conformitĂ  agli obblighi di riservatezza imposti al personale autorizzato e ai soggetti esterni che eseguono trattamenti in qualitĂ  di Responsabili per conto della Cotral.

I suoi diritti

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 23) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei Suoi dati personali, ha diritto di chiedere a Cotral: l’accesso ai Suoi dati; la rettifica, la cancellazione e la portabilità dei Suoi dati; la limitazione del trattamento; l’opposizione al trattamento.

Nello specifico:

  • Diritto di accesso: Lei può chiedere a Cotral la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali;
  • Diritto di rettifica: Lei può ottenere da Cotral la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
  • Diritto alla cancellazione/oblio: Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral la cancellazione dei dati personali che La riguardano;
  • Diritto alla portabilitĂ : Lei può, in alcune circostanze, ottenere da Cotral i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Lei ha inoltre il diritto di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di COTRAL;
  • Diritto di limitazione di trattamento: Lei può, in determinate circostanze, ottenere da Cotral la limitazione del trattamento;
  • Diritto di opposizione al trattamento: Lei può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che La riguardano; Cotral si asterrĂ  dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, a meno che non dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertĂ  oppure in caso di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
  • Può, inoltre, proporre reclamo nei confronti dell’AutoritĂ  di Controllo, che in Italia è l’AutoritĂ  Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Informativa sui dati personali app, sito e call center

Cotral ai sensi del Regolamento europeo (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito anche "Regolamento", o "GDPR") intende spiegare agli interessati le necessarie informazioni sull'utilizzo dei dati dei propri utenti, raccolti tramite l’utilizzo dell’applicazione per smartphones “BusCotral”, tramite chiamata al Contact Center o tramite la compilazione dei moduli di richiesta di informazioni presenti sul sito web della Società. Consigliamo di leggere attentamente queste informazioni per comprendere in che modo trattiamo i dati personali e quali sono i diritti dell'interessato.

Tipologia dei dati personali

Per "dato personale", si intende ogni informazione idonea a identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica (cosiddetto "Interessato"). I dati personali da Lei forniti, verranno utilizzati nel rispetto dei principi di liceitĂ , pertinenza e necessitĂ  del trattamento previste dalle norme in materia di protezione dati.

Le verranno richieste le informazioni anagrafiche strettamente necessarie all’identificazione dell’utente e per l’eventuale registrazione all’applicazione “BusCotral”, ed i dati di contatto per gestire le richieste; per l’emissione di Titoli di viaggio, saranno inoltre necessarie delle fotografie.

Nel caso di acquisizione di questi dati da terze parti come ad esempio nel caso del Social log-in tramite Facebook, Apple, Google per la registrazione e l’accesso all’applicazione “BusCotral” saranno trattati solamente i dati che, in base alle preferenze sulla privacy, l’utente ha impostato su tali Social Network.

In determinate circostanze, (ad esempio per le agevolazioni o gratuità) le informazioni da fornire, poi, nella gestione della richiesta, per i servizi riservati ai disabili o ai beneficiari di agevolazioni particolari di legge, possono essere trattate “categorie particolari di dati personali”, come le informazioni sullo stato di salute.

In relazione alle chiamate al Contact Center, i cui operatori sono localizzati nel territorio nazionale, si informa che la stesse potrebbero:

  • essere registrate per finalitĂ  di monitoraggio della qualitĂ  del servizio offerto;
  • trascritte in tempo reale tramite l’utilizzo di appositi software, per la finalitĂ  di miglioramento del servizio offerto.

Il conferimento dei dati è facoltativo; ovviamente, l’eventuale rifiuto o l’eventuale comunicazione errata o insufficiente dei dati idonei a far fronte alla richiesta potrà comportare l’impossibilità totale o parziale di dare esecuzione alle operazioni. L’applicazione “BusCotral” può essere utilizzata anche senza la registrazione dell’utente, ma per la sola consultazione degli orari delle corse. Qualora l’utente desiderasse utilizzare appieno le funzionalità dell’applicazione (es. acquisto del titolo di viaggio) deve effettuare la registrazione fornendo i dati minimi necessari (Nome, Cognome, email, numero di telefono) per la normale esecuzione dei servizi richiesti. I dati vengono trattati dal Titolare e dai Contitolari o Responsabili e in nessun caso sono ceduti o venduti a terzi. Comunque, specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

FinalitĂ  e basi giuridiche del trattamento

I dati che costituiscono oggetto del trattamento sono trattati ed utilizzati per le seguenti finalitĂ :

  • Adempiere a richieste di informazioni inviate dagli interessati stessi; in questo caso la base giuridica di tali trattamenti è l'esecuzione di misure precontrattuali; costituire o aggiornare l'Anagrafe degli utenti, e gestire il rapporto contrattuale: il trattamento dei dati personali dell'Interessato avviene per dar corso all'emissione dei Titoli e per gestire i servizi di trasporto pubblico; la base giuridica di tali trattamenti è l'esecuzione del contratto; finalitĂ  connesse agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria nonchĂŠ da disposizioni impartite da autoritĂ  a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo, nonchĂŠ agli obblighi in materia fiscale e contabile; rientrano fra tali finalitĂ  anche quelle di verifica della validitĂ  dei Titoli di viaggio e la gestione delle multe e delle sanzioni in caso di violazioni; per attivitĂ  di comunicazione correlata al trasporto pubblico; in questo caso la base giuridica è il compito di pubblico interesse;
  • FinalitĂ  funzionali all'attivitĂ  della SocietĂ  per la gestione del trasporto pubblico, esercitate nel legittimo interesse del Titolare successivamente all’instaurazione del rapporto. Rientrano in questa categoria le seguenti attivitĂ :
    • rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualitĂ  dei servizi resi e sull'attivitĂ  svolta, eseguita direttamente o per il tramite di terzi;
    • controllo, anche mediante sistemi di geolocalizzazione e di videosorveglianza a bordo dei mezzi di trasporto, nell’interesse della sicurezza delle persone e per la tutela del patrimonio di Cotral;
    • elaborazioni statistiche (anonime) dei dati di percorrenza per studi correlati ai fabbisogni dei trasporti su ruote.

Inoltre per ulteriori trattamenti quali attività promozionali e di marketing o di profilazione delle Sue preferenze di viaggio Le verrà chiesto di conferire o non conferire il consenso facoltativo al trattamento. Il consenso eventualmente prestato rispetto a tali finalità è liberamente revocabile in ogni momento, ferma restando la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le informazioni richieste appartenenti alle categorie particolari di dati personali (es. disabilitĂ  visive e/o motorie) e le informazioni sui minori sono trattate esclusivamente per finalitĂ  di rilevante interesse pubblico (in particolare per concessioni e revoche di agevolazioni, e per attivitĂ  socio-assistenziali a tutela dei minori e soggetti bisognosi, non autosufficienti e incapaci).

Come vengono trattati e conservati i dati personali

I trattamenti saranno effettuati sia in modo cartaceo, sia con l’ausilio di strumenti elettronici e/o automatizzati; ai dati registrati nei sistemi informatici Cotral possono accedere esclusivamente i soggetti autorizzati di Cotral interni o addetti di società esterne, Responsabili del trattamento appositamente nominati.

La registrazione delle riprese effettuate dai sistemi di videosorveglianza potrĂ  essere messa a disposizione delle funzioni interne di controllo della SocietĂ  ed eventualmente consegnata ad Organi di polizia giudiziaria preposti a verifiche di pubblica sicurezza, o alle compagnie assicurative in caso di un sinistro. Ad ogni modo, tutti i dati personali acquisiti non sono soggetti a diffusione nĂŠ sottoposti a un processo decisionale automatizzato, e specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Cotral conserva i suoi dati per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonchĂŠ in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalitĂ  di controllo sopra individuate. In particolare, i dati registrati nei sistemi di videosorveglianza sono sovrascritti automaticamente (e conservati in modo crittografato per un massimo di 7 giorni). Le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate al Contact Center saranno conservate per un massimo di 7 giorni e saranno automaticamente cancellate dai sistemi.

Alcuni dati personali, nell’ambito dell’esercizio del trasporto pubblico regionale, ovvero nel Sistema di bigliettazione elettronica integrato Metrebus, vengono registrati nei Sistemi Informativi Regionali centrali a cui possono avere accesso la Regione Lazio e ad altre società di trasporto quali ATAC S.p.A., Trenitalia S.p.A., Gruppo Ferrovie dello Stato, o società di servizi della Regione Lazio che operano nella gestione dei sistemi.

Cotral potrà inoltre comunicare i dati personali degli utenti dei servizi a forze dell’ordine o altre pubbliche amministrazioni in forza di obblighi di legge o esercizio di diritto di difesa in giudizio. Nessun dato personale fornito dagli utenti viene trasferito al di fuori dell’Unione Europea.

Quali sono i diritti per gli interessati

Cotral è a disposizione per recepire le eventuali richieste per l’esercizio dei diritti degli interessati, che vanno indirizzate all’indirizzo di posta elettronica: privacy@cotralspa.it o dpoteam@cotralspa.it;

In ogni momento Lei potrĂ  esercitare nei confronti del Titolare del trattamento i diritti a tutela degli interessati, in particolare:

  • ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che la riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile; ottenere indicazioni relative a: a) le finalitĂ  e modalitĂ  di trattamento; b) la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
  • conoscere i soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualitĂ  di responsabili o persone autorizzate; ottenere, altresĂŹ: a) l'accesso ai dati personali trattati da Cotral; b) l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi dovesse essere l'interesse, e se possibile, la cancellazione dei dati; c) la portabilitĂ , per alcuni servizi resi, dei dati forniti; opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei Suoi dati personali nei casi in cui ciò sia espressamente consentito da leggi o regolamenti;
  • proporre, inoltre, reclamo all'AutoritĂ  di controllo, nei casi e per gli effetti espressi dalla normativa vigente, con le modalitĂ  descritte sul sito dell’AutoritĂ  Garante per la protezione dati personali – https://www.garanteprivacy.it ; dare mandato a un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro, che siano debitamente costituiti secondo il diritto dello Stato Italiano, di proporre per Suo conto e di esercitare per suo conto i reclami al Garante per la protezione dati personali.
Informativa sul trattamento dei dati personali mediante verifica del Green Pass

Cotral si impegna a garantire la tutela dei dati personali dei propri lavoratori e del personale esterno.

La presente informativa riguarda il trattamento di dati personali effettuato da Cotral in relazione agli obblighi derivanti dal Decreto-Legge 21 settembre 2021, n. 127 "Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l'estensione dell'ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening" e s.m.i.. A tal fine tutto il personale, anche di fornitori esterni, e comunque tutti i soggetti che accedono nelle sedi/impianti aziendali per motivi di lavoro, dovranno possedere ed esibire a richiesta la certificazione verde Covis-19 (c.d. Green Pass). La verifica del possesso della certificazione verde Covid-19, anche a campione, avverrĂ , ove possibile, al momento dell'accesso ai luoghi di lavoro, da soggetti appositamente incaricati dell'accertamento e/o tramite sistemi informatici.

Cosa si intende per dato personale e quali dati vengono trattati?

Per "dato personale", intende ogni informazione idonea a identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica.

In questo caso Lei, in qualitĂ  di interessato, che ha accesso alle sedi di Cotral, per motivi di lavoro, ha l'obbligo di presentare un Green Pass valido.

Ai sensi del DPCM 17 giugni 2021, le verifiche delle validitĂ  del Green Pass avverranno mediante la lettura del codice a barre bidimensionale, riportato sullo stesso, utilizzando l'applicazione mobile prevista "VerificaC19", che consente unicamente al controllare l'autenticitĂ , la validitĂ  e l'integritĂ  della certificazione e di conoscere le generalitĂ  dell'intestatario, senza rendere visibili le informazioni che ne hanno determinato l'emissione. L'intestatario della certificazione verde COVID-19 all'atto della verifica dovrĂ  inoltre dimostrare, a richiesta dei soggetti appositamente incaricati dell'accertamento, la propria identitĂ  personale mediante l'esibizione di un documento di identitĂ .

I controlli potranno avvenire al momento dell'accesso ai luoghi di lavoro, o a campione nel corso dell'attivitĂ  lavorativa.

Cotral, ai sensi dell'art.1, comma 8, del DL n.127/2021 e s.m.i., al fine di poter dimostrare di aver adottato le misure organizzative richieste, ed in particolar modo aver effettuato i relativi controlli, registrerĂ  in appositi moduli informatici le verifiche quotidianamente effettuate.

A tal fine verranno raccolti e trattati alcuni Suoi dati identificativi e/o anagrafici ed in particolare:

  • nome, cognome, matricola e data di nascita dell'intestatario del certificato verde COVID-19 (Green Pass) e validitĂ  del medesimo certificato ovvero la circostanza che il lavoratore abbia dichiarato di essere o sia risultato sprovvisto del certificato verde.

FinalitĂ , basi giuridiche e modalitĂ  del trattamento dei dati personali.

La finalità della raccolta e del trattamento dei suddetti Suoi dati è quella di prevenire il contagio e la diffusione del Covid-19 e tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori e dell'utenza.

Il trattamento è lecito trovando le sue basi giuridiche nell'adempimento di un obbligo di legge al quale è soggetto il titolare, nell'esecuzione di un obbligo contrattuale; nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento.

Il trattamento sarĂ  effettuato da personale autorizzato ed istruito. L'attivitĂ  di verifica dovrĂ  essere svolta esclusivamente attraverso la scansione del codice QR riportato dalla Certificazione Verde mediante l'utilizzo dell'applicazione Veririca C-19. La Certificazione Verde dovrĂ  essere esibita al personale incaricato in modo cartaceo o digitale.

I dati sulle verifiche effettuate saranno conservati sui server di Cotral, localizzati in Italia e saranno accessibili, tramite l'inserimento del nome utente e password, solo a personale autorizzato per le finalitĂ  sopra descritte.

I dati possono essere conosciuti da autorizzati al trattamento ed, in particolare, per le finalitĂ  sopra descritte, dal personale della Direzione Risorse Umane.

I dati non sono diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative.

Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati e quali sono i Suoi diritti in qualitĂ  di Interessato?

I dati sono conservati fino al termine dello stato d'emergenza previsto dalle autoritĂ  pubbliche competenti e/o comunque per il tempo necessario al conseguimento delle finalitĂ  legittimamente perseguibili, nonchĂŠ per dare attuazione agli obblighi di legge gravanti su Cotral.

Il conferimento del dato al Titolare del trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto di lavoro. In caso di rifiuto il Titolare non potrà eseguire le operazioni che presuppongono il trattamento de suddetti Suoi dati e cio con ogni conseguenza e danno a carico dell'interessato.

In qualitĂ  di interessato Le sono riconosciuti i diritti di accesso e rettifica ai proprio dati personali cosĂŹ come previsti dal GDPR. Le viene fatto salvo il diritto di proporre reclamo all'AutoritĂ  Garante per la protezione dati personali con le modalitĂ  descritte sul sito dell'AutoritĂ , anche dando mandato a un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro, che siano debitamente costituiti secondo il diritto dello Stato Italiano, di proporre per Suo conto e di esercitare per suo conto i reclami al Garante per la protezione dati personali.

Per ogni comunicazione o chiarimento in merito, è possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati all'indirizzo di posta elettronica dpoteam@cotralspa.it .

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